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每天读写邮件,你累不累?

【发表时间:2022-08-05 20:13:06 来源:晨蝶网】

5月10日 早上9点

Lyn走进办公室,像往常一样脱下沉重的高跟鞋,穿上了轻便的拖鞋,泯了一口刚泡的茶,同时轻点了任务栏上的邮箱按钮。这是新一天的开始,Lyn做好了一切战斗准备,她告诉自己无论收到的是老板苛刻的任务邮件,还是同事刁难的滋事邮件或是客户无知的咨询邮件,她都会本着最高尚的职业精神一一回复,不带有任何私人情绪。突然,Lyn惨叫了一声……

Lyn难以置信,邮箱中的未读邮件数量已经超过了500封,并且还在以每分钟20封的速度递增。而这不是病毒,因为每封邮件的发件者一栏都有明确而不同的地址指向。是什么人疯了?哦,不,是哪些人疯了?Lyn很气愤,但却不知所措。最终,Lyn以在庞大邮件中寻找与自己真正关联的邮件作为了这一天的开始。


当你新进入职时,你可能会听到HR给你这样的忠告“请每个小时检查您的电子邮箱,您可能会收到您同事的重要信息”。以“小时”为标准,这对有一定工作年限的雇员来说是一份大恩惠。最新公布的一份调查报告显示,英国三分之一以上的雇员正忍受着“电子邮件压力”(以下简称“邮压”),34%的雇员说他们每隔15分钟就会检查一次邮箱,64%的人说他们在1小时内检查邮箱的次数超过1次,但监测软件显示,他们看邮箱的次数要比他们所说的多,一些雇员甚至在1小时内对其邮箱查看了40次。

如果英国职场正在遭受电子邮件带来的压力,那比英国互联网使用率低53个百分点的中国职场是否会受到“邮压”的侵袭或正在遭受呢?这是一个很有趣的现象。

前程无忧(www.51job.com)为此做了针对调查,短短一周采集到2136个有效样本。73.4%(1568人)的受访者承认自己每天上班第一件事是查阅电子邮件。他们说这是获悉信息的重要来源,以便能清晰的罗列出当天的事务安排。其中,82.8%(1298人)的人认为这是被动行为。“我不得不这么做,否则一个小时以后,老板就会来敲门”;“客户大多不分昼夜,如果我不赶紧,单子可能就黄了”;“有什么能比‘让下属更快知道他们今天必须要完成什么\\’重要呢”;“那个地方需要整理”……

在使用电子邮件系统的过程中,我们倒像是发热的磁头,不停的读写,不断的耗损,身不由己。76.3%(1630人)的受访者认为电子邮件带来了如头痛、烦躁、焦虑等负面影响。这些正是受压的表象,而最终,磁头的老损会导致工作效率骤降。

近四成人每天花1/8的工作时间处理邮件

每天需要被打扫的不仅是办公桌,还有邮箱,那里甚至比桌面还要脏乱。Lyn碰上的就是个烂摊子,她总共花了5个小时才“清扫”完毕。无忧调查显示:37.2%(794人)的人平均每天花0.5-1小时查阅和处理邮件,有超过10%的人消耗了1/2的工作时间在处理邮件上。显然,大部分人花在邮件上时间比花在“谷歌+雅虎”上的还多得多。而邮件的数量很大程度上取决于工作的性质和职位的高低。

Violet 财务总监

“粗略估算,我每天会收到超过300封的电子邮件,一些是必须及时回复的决策决定,一些是必要的沟通邮件,其中还夹杂着许多垃圾邮件,我得花一整天的时间把它们分门别类并通读和有选择的回复,而时间总是显得不够用。所以我特地请了个助理帮我做人工过滤,当然只是公开邮箱,非常有效。这样我就能把多下的时间花在出差开会、做报表和思考问题上。”

“生怕错过重要邮件” 成为讨厌电子邮件的首因

每天早上你会在心里点上一烛香,祈祷老板今天心情好。但是如果错过了他的重要邮件,那么烧掉一把香都挽回不了他对你的好感。超过4成的人有“生怕错过重要邮件”的担忧,总是提心吊胆。其次,讨厌电子邮件的原因依次为“需要从大量文字中甄别要点,感到疲惫不堪”(18.3%);“需要花费大量时间处理邮件,时间不够用”(16.8%);“已累积的邮件数量,压力沉重”(13.7%);“需要及时回复,有被赶着走的感觉”(5.9%);“时常会影响原有的工作节奏,打算思路”(4.7%)。“如果思维这头大象正在起舞,突来的邮件就会让它群魔乱舞”;“我常觉得自己才是那头被赶着上集市的毛驴”……

Becky 市场经理

“我总是有开不完的会议要主持和参加,比如早上天津做汇报,那么下午可能是北京,晚上或许是24个地区同时电话会议,共谋项目计划。这是个很恼人的时间规划,但又不得不做。我担心在我离席时会接收到重要邮件,而我可能错过最佳的回复时机,为避免于此,每次开会时我总是疲于奔命于会议室与办公室之间。冲进办公室就为了点‘接受和发送\\’按钮,然后根据发件人信息,快速查阅可能存在的重要邮件。我甚至怀疑我有强迫症。别人给我的建议是:买个PDA试试。我想这比小天线装在自己脑袋上要强。”

Mason 人事主管

“你知道,同事之间请教问题其实是件再正常不过的事情,我也很乐意帮助他们。可每次收到他们的邮件,总是让我很苦恼,一大落的文字,起眼都是嘘寒问暖的话,而问题在哪里,根本无法一眼看到。我必须要花时间通读,找到问题所在才能回复。我认为提出问题并没有错,甚至还应该表扬,嘘寒问暖也没有错,中国是礼仪之邦。可是,为什么不能把要问的问题弄的醒目一些呢?用红色或者蓝色都可以,我并不介意。”

“感谢邮件”被判定为垃圾邮件

在庞大的邮件系统中,收件箱永远是让我们最头痛的地方,即使现在大多企业都已装上垃圾邮件过滤软件,但从Lyn事件中看出这并不顶用。对职场而言,无信息的低价值邮件更多地被看作是垃圾邮件,比如新闻八卦邮件、Media格式附件邮件、甚至感谢邮件等等。无忧调查显示:58%的人认为自己每天收到的这类邮件多过正常邮件,而让他们最为懊恼的是这类邮件需要花时间甄别。“当我收到一封娱乐邮件的时候,我看得很开心,可收到第二次、第三次相同邮件的时候,我觉得这一点也不好玩,甚至开始厌烦和抱怨”;“有些邮件根本不值得看,但却必须花时间来判断它是否值得一看”;“我知道他很感激我,但是我不想总是被感谢邮件打断思路,相比,我更乐意收到他的感谢电话”。

基于人际交往准则,我们不可能指责发垃圾邮件的同事或朋友,更不可能把他们列入黑名单。那么,我们要如何让垃圾邮件立竿见影的彻底消失?答案是“不可能”,我们唯一能做的是保证个人垃圾邮件的低产出,为他人造福。然后,等着“我为人人,人人为我”的这一天。

Madeline 编辑

“我工作的一部分职责是搜集、阅读并分享信息。为此,我会浏览很多的网站寻找资讯,有时候我总会发现些有趣的小文章,我希望可以和同事们分享,好让他们在闲暇的时候放松下心情。我考虑到他们可能会有正事在手,所以会在这些并不重要的邮件前面加上低级别标识。这样,他们可以轻松地分辨这些份邮件的重要等级,并根据情况选择是否要阅读。”

Larry 美术设计

“低价值邮件有让人轻松愉快的作用,但不是所有时候都能达到效果,也不是对所有人都有相同的效果。所以,我把邮箱的联系人按照兴趣组建群,以便有针对性的群发。虽然这样的归档会有些累,但我相信回报可观。”

假期催生电子邮件恐惧症

度假意味着撇下工作,放松心情。但其实度假的本质是工作积累,从一飞突起的邮件数量我们就可以看出。无忧调查显示:仅有2.3%的人期盼邮箱的高饱满度;74.2%的人讨厌假期后浩浩荡荡的电子邮件扫荡工程;8.5%的人滋生出恐惧情绪,害怕不断刷新的邮件数量或出现不想看到的邮件内容;剩余的则表示没有太大感觉。

Lucy 作家

“来自管理专家、《Speed Lead》作者凯万·霍尔的建议是:度假回来后把所有的邮件都删掉。因为大多数事情都已自行解决了,如果有重要的事情,人们会再给你发邮件。但对我而言,度假回来后电子邮件带来的焦虑不仅仅是单纯的数量。我的焦虑来自对其中可能有讨厌内容的担心,同时期待着会有一些令人愉快的内容。把一切都删除于事无补:更讨厌的东西还会回来,而令人愉快的内容则可能一去不复返。”

Alison 数据分析员

“我做过一个试验,离开5天后,收到271封未读邮件。我花了19分钟删除所有垃圾邮件,保留下看上去有趣、重要或是幽默的邮件,这很容易。如果邮件来自老板,标题栏里会写着‘关于你的分析资料\\’,这种不吉利的邮件我必须保留。如果来自IT部,内容是‘服务器于XXX时维修’,这种邮件直接删除。我总共发现了32封值得留下来的邮件。通读和回复这些邮件,花了我1小时49分钟。这次没有什么真正让人讨厌的内容。假期后的电子邮件是一个良好的开端,就像潜入一池冷水中一样,会让人战栗,也会让人清醒。”

过分依赖是“邮压”源头

一些管理者认为,电子邮件的危害并不在于垃圾邮件或是饱满的收件箱,真正的危害在于对信息的错误理解,以及对电子邮件的过分依赖已使其取代了工作中必要的交谈。纽约大学教授贾斯丁·克拉格发现,只有50%的使用者能够完全明了一封电子邮件的意图,很多人高估了自己正确理解信息的能力。笑脸和惊叹号只会加深误解。美国雪城大学教授克里斯丁·拜伦发现,当电子邮件来自老板时造成的理解错误率更高。

2007年3月《美国商业周刊》刊登了《告别电子邮件,有事当面讲》,介绍了一家公司实施“周五无邮件”计划,它要求员工每周五都要拿起电话联系客户或与之面谈,并尽量减少在其他时间使用电子邮件的次数。《美国商业周刊》总结效果说:“解决问题的速度更快了,团队的合作更有效了,更令人高兴的是,顾客也更加满意了。” 但国际商业沟通协会主席朱莉·弗里曼所指出的,大多数公司的政策是“致力于保护电子邮件系统,而不是帮助员工成为有效的沟通者”。一些公司要求管理者在敏感的情况下禁止使用电子邮件,例如重要的声明、解雇通知、工作评估和任何形式的批评。

Lyn邮箱“爆炸”的导火索其实是一个联系人邮箱中毒所惹,中了毒的邮箱向本地邮箱中所有的联系人群发了一份带着编码的广告邮件。而真正使Lyn邮箱如同菜市场一般的,正是那些回复了邮件的人。当邮件被点击时,编码自动运行,在默认群组中便会增加本地邮箱的所有联系人。而他们每回复一次邮件,新群组会自动被列为抄送对象。表态、质问、求饶的邮件造成了事件的重复发生。“几百个人中只有三个人提出了建设性意见,这是个悲哀。”(完)


检索国外专利 https://patents.qizhidao.com/
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